知っているようで知らないビジネス用語を解説しています。今回は最近よく耳にする、このワードを解説します。
※当ページは一部にプロモーションを含みます
アジェンダとは何か？
アジェンダとは、
会議やミーティングなどで話し合うテーマや議題をまとめたリスト(資料)のこと
日本語では「議題表」と訳されることもあります。アジェンダは議論や決定を行う際に必要不可欠なツールとも言えます。
アジェンダを作成する目的と効果
アジェンダを作成する目的は、参加者が会議やイベントに参加する前に、話し合うべき内容や議題、議論の方向性を共有することです。これにより、参加者が会議やイベントに参加する前に、話し合いの内容を予め把握し、有意義な議論や意見交換をすることができます。また、アジェンダを作成することで、会議やイベントの進行をスムーズに進めることができます。
実際に働き始めると、実にムダな会議やミーティングが多いこと。会議のテーマを決めるために会議をしていることが多々あります。効率的に進めるためにもアジェンダが必要なのですね。
アジェンダの意味と由来とは？
アジェンダの語源は、ラテン語の「agenda（アゲンダ）」であり、意味は「するべきこと、やらなければならないこと」です。元々は、キリスト教の礼拝で唱える祈祷文「アゲンダ・ディウィナ（神の計画）」を指していたとされています。
アジェンダが広く使われるようになったのは、1992年6月ブラジルのリオデジャネイロで開催された地球サミット。このサミットで採択された、21世紀に向け持続可能な開発を実現するための、実行すべき行動計画「アジェンダ21」が始まりとされています。
SDGｓという言葉も認知されていますが、この言葉は国連アジェンダ2030の一部です。その前身としてアジェンダ21があり、当時はMDGsが行動計画として挙げられていました。
アジェンダが使われる場面とは？
アジェンダは、ビジネスシーンにおいて幅広く使用されます。会社などでアジェンダが使われる代表的な場面を挙げてみましょう。
ミーティングや会議
議題やテーマを事前にアジェンダにまとめ、出席者に共有することで、会議の目的や内容を明確にし、議論や決定の進行をスムーズに行うことができます。
プロジェクトの管理
プロジェクトの進捗や課題を定期的に確認するために、アジェンダを作成し、プロジェクトメンバーと共有します。
日常業務
社内のタスク管理やToDoリストとして、アジェンダを使用することで、自分のやるべきことを整理し、効率的な業務遂行ができます。
社内研修やトレーニング
社員のスキルアップや業務効率化のために、研修やトレーニングを行う際に、アジェンダを作成し、トピックスやプログラムを整理します。
顧客との打ち合わせ
顧客との商談やプレゼンテーションなどで、要点をアジェンダに記載することで、自分たちの目的や要望を明確にし、相手に伝えやすくなります。
組織改革や業務改善の会議
企業の組織改革や業務改善のためにアジェンダを作成し、関係者と共有することで、目的やゴールを共有し、具体的な施策やアクションプランを立てることができます。
社内報告会やセミナー
社内報告会や社内向けのセミナーなどで話すべき内容をまとめ、アジェンダに記載することで、聴衆に分かりやすく説明し、質疑応答などもスムーズに進行させることができます。
アジェンダを用いた要点整理を行うことで、意思疎通が行いやすくなります。会議以外にも自身の業務PDCAサイクルに組み込むことも効果的です。
アジェンダの作り方・アジェンダを作ってみよう
実際にアジェンダを作成する際には、以下のステップを取り入れましょう
アジェンダの目的を明確にする
会議やミーティングの目的を明確にし、その目的を達成するために必要な議題や話題を決めます。
議題を整理し、項目を並べ替えます。
目的に合わせて必要な議題を整理しましょう。必要な情報や文書、資料などもあらかじめ整理しておきます。議題を整理したら、重要度や優先度に応じて項目を整理し、優先順位をつけます。
時間配分を行い、詳細を加えます。
議題ごとに必要な時間を見積もり、全体の時間配分を決めます。また、各項目について討議にかける時間も考えます。議題や項目について、詳細な説明や補足情報を加えます。ここで必要な情報や資料もあらかじめ準備しておくことが大切です。
流れを理解する。
アジェンダを作成したら、最後に全体の流れや内容を確認しましょう。参加者が理解しやすいように、分かりやすい言葉で書くことも大切です。
特に大切なことは、目的を明確にしておくことです。スムーズな会議を行うために、あらかじめ質問や疑問の出そうな箇所の情報をつかんでおきましょう。
アジェンダの活用法を考えてみよう
アジェンダはどのように活用すればよいでしょうか？考えてみました。
プロジェクト管理でのアジェンダの活用法
プロジェクトの進捗状況や課題を共有するために、プロジェクトチームで定期的にミーティングを行うことがあります。このような場合に、アジェンダを作成することで、議題を整理し、意思決定を効率的に行うことができます。また、アジェンダを定期的に作成して、プロジェクトの目標やスケジュールを確認することも重要です。
日常生活でのアジェンダの活用法
アジェンダは仕事だけでなく、日常生活でも活用することができます。例えば、家族での食事や旅行の計画、友人との会話など、話題を整理することで話題の幅を広げたり、スムーズに進行させることができます。また、自分自身のタスク管理にもアジェンダを活用することができます。日々の予定やタスクをリストアップして、優先順位を付けて進めることで、生産性を高めることができます
。
ブレストストーミングのためのアジェンダ
ブレストストーミングは、アイデアを自由に出し合って、新たなアイデアを生み出す手法です。しかし、ブレストストーミングだけではアイデアが散漫になってしまい、結局何も生まれないこともあります。そのため、アジェンダを作成して、ブレストストーミングの目的を明確にすることが大切です。
フィードバック用アジェンダ
フィードバックを受けることで自己改善ができるため、アジェンダにフィードバックの時間を設けることで、メンバーがより良いパフォーマンスを発揮できるようになります。
売上アップのためのアジェンダ
営業やマーケティングの会議において、アジェンダを作成して売上アップのための戦略を検討することで、より具体的な目標設定ができ、成果が出やすくなります。
会議や世間話でも話しているうちに目的がわからなくなることがありませんか？この際、自分なりのアジェンダを用意しておくと目的がぶれることもありませんね。
アジェンダの効果とメリット
以上を踏まえてアジェンダの効果とメリットをまとめてみましょう。
- 会議やミーティングの効率化
- 議論の集中化
- 議事録の作成
- 進捗管理の改善
- コミュニケーションの改善
アジェンダを活用することで生じる改善点とメリットは、会議やミーティングの効率化、議論の集中化、議事録の作成、進捗管理の改善、コミュニケーションの改善です。これらの効果は、業務の効率化や生産性の向上につながります。
アジェンダを活用する上でのポイント
アジェンダの更新頻度
アジェンダは、定期的に更新することが必要です。プロジェクトの進捗状況や課題の変化に合わせて議題を見直すことができます。更新頻度はプロジェクトや会議の性質によって異なりますが、状況に応じて適切なタイミングで更新するようにしましょう。
アジェンダの共有方法
アジェンダは、プロジェクトや会議に関わる全員に共有することが重要です。共有することによって、参加者が議題について事前に把握し、会議の効率化につながります。共有方法としては、メールやチャットツールなどの電子的な手段や、印刷して配布する方法などがあります。プロジェクトの性質や参加者の状況に合わせて適切な共有方法を選びましょう。
アジェンダの改善方法
アジェンダの改善は、定期的な振り返りやフィードバックによって行うことが重要です。会議の後に参加者からアンケートを取ったり、進捗状況や議題の内容について改善点を挙げたりすることで、アジェンダの改善点を把握し、次回以降の会議に反映させましょう。また、アジェンダを作成する際には、議題の明確化や時間配分の見直しなど、改善点を意識した作成を心がけることが大切です。
まとめ
アジェンダは資料の一つとして捉えられがちですが、アジェンダを上手に作成できるようになると、物事の論点整理にも大いに役立ちます。特に営業活動や顧客へのプレゼンにおいてもメリットになり、上手な論点整理も一つのスキルとなりうるでしょう。
それでは皆様、よい社畜ライフを！
